Тайните на високата ефективност

Как да използваме  времето си по най-добрия начин, за да бъдем по-ефективни

Имате ли чувството, че времето все не ви стига? Колко често ви се иска да имате само още час или два за да довършите задачите си?

Срещи, непредвидени ангажименти, неотложни задачи и още много други… в края на деня сте изтощени, но нямате усещането, че сте се доближили до своите цели. Едно от предизвикателствата на 21 век е как правилно да разпределим многобройните си ангажименти, без това да ни причинява стрес.

Основният способ, който ще ви позволи да си осигурите допълнително време и ще ви направи по-ефективни е ПЛАНИРАНЕТО!

“Никога не започвай деня си, преди да си го завършил на лист.” Джим Рон

Защо е важно да планираме?

Ако овладеете изкуството на планирането, вие ще имате възможност:

• Да използвате своето време по най-добрия начин. Придобивате реална представа с какво време разполагате и какво бихте могли да постигнете за това време
• Да контролирате събитията в ежедневието си, а не те вас. Усещането, че контролът е във ваши ръце, допринася за по-голямо удовлетворение от работата и по-малко стрес.
• Да разполагате с повече умствена енергия. Ще бъдете спокойни, че сте предвидили всички задачи. Ще се освободите от необходимостта да сте постоянно нащрек и да мислите какво имате да свършите още, което е изключително изтощаващо за ума.
• Да виждате общата картина – до колко балансиран или не балансиран е вашия живот; доближавате ли се до постигането на своите цели.

Как да планираме правилно?

Предоставяме ви най-важните стъпки в планирането. За да бъде пълноценен вашия план, не пропускайте нито една от тях.

Стъпка 1 Преценете с какво време разполагате

Най-добре е да направите общ план за предстоящата седмица и подробен план за всеки един ден.

Стъпка 2 Направете списък на рутинните дейности

Разпределете обичайните си дейности в определени дни /напр. ходене до банката – всеки вторник/ или в определени часове /напр. преглеждане на електронната поща – сутрин от 8 до 8,30ч/

Стъпка 3 Определете “важните” неща

Това са всички онези дейности, който са спешни, съществени и с висок приоритет;  тези, които нямате възможност да прехвърлите на друг или да отложите. Преценете колко време ще ви е необходимо за всяко едно от тях.

Стъпка 4 Отделете време за “изненади”

За да бъдете по-гъвкави, винаги предвиждайте време за непредвидени задачи в графика си. Позовете се на своя опит – колко често ви се случва да поемате изненадващи ангажименти; дали да добавите допълнително време в ежедневния си план или седмичния.

Стъпка 5 Предвидете време за себе си

Това може да бъде време за вашето хоби, среща с приятели или някакво друго занимание, което ви кара да се чувствате щастливи и заредени. За да сте ефективни през останалата част от времето си, трябва да сте отпочинали и в състояние да се фокусирате. Намерете най-подходящия за вас начин да релаксирате, с ясното съзнание, че това  в никакъв случай не е изгубено време.

След като вече сте направили своя план, може да използвате някой от следните трикове за допълнителна ефективност:

* Фокусирайте се върху дейността, която вършите в момента. Не мислете какво ще правите след това, на кого искате да звъннете или дали не е момента да изпиете едно кафе. Представете си, че вашата е енергия е лъч светлина – насочете я в правилната посока и дайте най-доброто от себе си.

* Използвайте в Правилото 80/20 на италианския социолог Парето, което гласи: “във всяко едно начинание, 20% от вкараните ресурси, допринасят за 80% от изходния резултат.” С други думи, намерете онези 20% от дейностите си, които допринасят за 80% от вашата ефективност. Представяте ли си какво ще стане, ако се съсредоточите върху тях?

* Довършвайте всичко, с което се заемате до края. Недовършените задачи са източник на стрес и повод да ви разсейват от другите задачи. Когато завършите определена задача, в мозъка ви се отделя количество ендорфин, който ви кара да чувствате удовлетворение и освен това ви зарежда с нова енергия, необходима за следващата задача. Вземете си дозата ендорфин за да бъдете още по-ефективни!