Как да изберете консултант

Има “десет златни правила” които не са задължителни, но те биха ви помогнали да получите възможно най-пълна и достоверна информация и да вземете най-правилно решение относно консултанта, който да ви подпомага при осъществяването на вашия проект.

1. Ясно дефиниране на резултатите, които се надявате да постигнете

• Описвате работата, която искате да бъде свършена и уточнявате нещата, които очаквате.
• Разбирате, каква печалба и полза за вашия бизнес очаквате от работата.
• Решавате въпроса с времето за изпълнение на възложената задача, както и с евентуални пречки в процеса на нейното осъществяване.
• Изяснявате вашата собствена роля, изяснявате кои ключови хора от персонала ще бъдат включени в проекта и по кое време ще вземат участие.

2. Консултирате се с останалите хора от вашата организация, за да се споразумеете относно набелязаните цели

• Консултирате се с подходящите ръководители относно същността на проблема.
• Ясно дефинирате вашите специфични нужди относно изследването, което искате. Това проблем на системата ли е, на уменията или проблем свързан с хората от организацията?
• Вие може да решите, че са ви необходими повече редовни дискусии или срещи с консултанта. Много клиенти получават ценна информация и подкрепа по този начин.

3. Кратък списък на не повече от трима консултанти, които ще помолите да ви представят писменно техните предложения.

• Уверете се, че сте помолили консултантите да определят цената само за работата, която са квалифицирани да извършат.
• Потенциалните консултанти ще бъдат щастливи да ви изпратят основна информация относно самите тях и тяхната дейност, както и да разговарят с вас за вашите нужди. Поканете консултански фирми да представят писменни предложения.

4. Инструктиране на консултантите

• Подготвяне на кратки указания и инструкции, които ясно ще дефинират целите, обхвата, времевите рамки, процедурите относно докладването и някои ограничения по отношение на проекта, и тяхното съгласуване с останалите хора от вашата организация, които ще окажат влияние върху осъществяването на проекта.
• Запомнете, че може да се договаряте относно цената определена от предпочитаните от вас консултанти.

5. Вижте консултанта, който ще извършва работата и се уверете, че ви допада

• Успешното консултиране изисква готовност и желание за човешки взаимоотношения и общуване. Срещнете се с консултантите, които ще работят за вас и се уверете че ви допадат.
• Разговаряйте с консултантът относно избраното от вас предложение, преди да вземете крайното решение, за да сте сигурни, че е отговорено на всички ваши въпроси. Ако не сте съгласни с някои от аспектите на направеното предложение, не се чувствайте притиснат и задължен да ги приемате. Продължете дискусиите с консултанта докато постигнете пълно съгласие.
• Изберете фирмата или отделен консултант, които според вас притежават най-добрите квалификация и опит и с които смятате, че можете да работите добре и в съгласие.

6. Помолете за референции относно избраните/ят консултанти/консултант

• Помолете фирмата или отделният консултант за техните имена или за писменни референции от предишни клиенти, за да се уверите в опита и уменията им при осъществяване на възложената задача.
• Използването на консултанти изисква известно обвързване с време. Запомнете, че вие трябва да следите процеса на осъществяване на възложената задача, ако искате да постигнете възможно най-добър резултат. Консултантите са най-ефективни когато работят по съгласувана и одобрена програма и с ясно определени времеви рамки. Уверете се, че се провеждат редовни срещи свързани с процеса на работа и че консултантът следва вашите указания относно този процес.
• За да се изпълнят препоръките, много често, е най-ефективно включването на консултанта/тите заедно с хората от вашия мениджърски състав.
• Ако е необходимо, вие и вашия персонал да осигурите въведението в процеса на работа, се уверете че осъществявате това въведение в определените за това времеви рамки. Ако задържате процесът на осъществяване на възложената задача, можете да претърпите допълнителни разходи. Консултирането предполага инвестиране не само в консултантската такса, но също и за клиентско време.
• Възложените задачи са обикновено най-ефективни когато се осъществяват от един задружен екип, включващ консултантите и персонала, и когато съдържанието на консултантските доклади е съгласувано и одобрено от персонала по време на предварително проведено съвещание.

7. Прегледайте и одобрете един писмен договор преди започване на работата
8. Бъдете включени в и държете връзка по време ва осъществяването на възложената задача
9. Уверете се, че консултантът не пази някакви изненади за крайния доклад

• Докладът на консултантите, трябва да бъде във формат, който е удобен и полезен за вас. Ако е необходимо, помолете консултантът да изготви проектен доклад, за да можете да дискутирате откритията и препоръките с някои от вашите колеги, преди да бъде изготвен финалния доклад.
• Финалният доклад не трябва да съдържа никакви изненади. Ако има много поверителни или спорни моменти, помолете консултанта да ги включи в едно частно писмо, а не в самия доклад. Уверете се, че докладът е написан по начин, по който може да бъде разбран и използван от вас и вашия персонал. Кажете на консултанта, ако не сте доволни от доклада.

10. Включете консултанта в работата на вашия управленски състав при осъществяването на задачата

• Понякога процеса на консултиране е по- ефективен, посредством включването на консултанта в редовните срещи и съвещания на вашия екип, на които се обсъжда работния процес. Възползвайте се от този подход.